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政府采购文件的保存要求及采购文件的构成
作者：本网综合 发布：2020-04-13 浏览量：713
采购文件是反映采购活动过程及各项决策的记录，完整妥善地保存采购文件，可以为政府采购的统计分析、总结经验教训、接受监督检查、处理纠纷等项工作提供客观依据。《政府采购法》第四十二条对政府采购文件的保存要求及采购文件的构成作了详细规定。《实施条例》第四十六条进一步明确，采购文件可以用电子档案方式保存。
1.保存采购文件的主体。有义务保存采购文件的主体是采购人和采购代理机构。
这些主体在每项采购活动结束后，应当对涉及该采购项目所有的已经形成的采购文件进行妥善保存，不得隐匿或者自行销毁。采购文件应当如实保存，不得伪造和变造。如果在采购过程中，应当形成采购文件却因客观原因没有形成的，应当如实记录。
按照《政府采购法》第七十六条的规定，采购人、采购代理机构违反本法规定隐匿、销毁应当保存的采购文件或者伪造、变造采购文件的，由政府采购监督管理部门处以二万元以上十万元以下的罚款，对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
2.保存采购文件的期限。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。
采购活动的结束，表明采购人已经获得了其需要的采购对象，但采购事件和交易行为并未终结。经常出现的情况有，一是采购活动中潜在的问题一般是在采购完成后才暴露，具有一定的滞后性。二是已经发生的问题需要予以解决，而解决问题所需要的时间要视解决方式而异，如进入司法程序的案件，审理时间较长并具有不确定性。三是供应商履约情况有待实践检验，一旦出现质量问题或者未履行有关承诺，采购人有可能要退货或者换货。发生纠纷的，还可能打官司或者申请仲裁。采购文件是解决这些问题的直接证据。因此，规定采购文件保存的期限至少为十五年。规模大、价值高、性能复杂的采购项目，采购文件保存的时间应当更长一些。
3.采购文件的构成。采购文件是指反映采购活动各类文书的总称，包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。
其中，采购活动记录至少应当包括下列内容：（1）采购项目类别、名称；（2）采购项目预算、资金构成和合同价格；（3）采购方式，采用公开招标以外的采购方式的，应当载明原因；（4）邀请和选择供应商的条件及原因；（5）评标标准及确定中标人的原因；（6）废标的原因；（7）采用招标以外采购方式的相应记载。
政府采购档案资料内容多，需要保存的时间长，纸质档案保管不便，保存成本高，如何依法妥善保管政府采购档案，是采购人和采购代理机构面临的现实难题。随着采购活动中电子化水平的不断提高，采购文件以电子档案方式保存变得势在必行。《实施条例》第四十六条规定，政府采购法第四十二条规定的采购文件，可以用电子档案方式保存。
电子档案是指以数据电文形式储存的档案，电子档案应当符合《电子签名法》的规定。这里包括：
（1）数据电文满足原件形式要求。《电子签名法》第五条规定，符合下列条件的数据电文，视为满足法律、法规规定的原件形式要求：能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用；能够可靠地保证自最终形成时起，内容保持完整、未被更改。但是，在数据电文上增加背书以及数据交换、储存和显示过程中发生的形式变化不影响数据电文的完整性。
（2）数据电文满足文件保存要求。《电子签名法》第六条规定，符合下列条件的数据电文，视为满足法律、法规规定的文件保存要求：能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用；数据电文的格式与其生成、发送或者接收时的格式相同，或者格式不相同但是能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容；能够识别数据电文的发件人、收件人以及发送、接收的时间。
（3）采用电子方式采购的，招标文件、投标文件、澄清变更文件等采购过程文件的数据电文签名要符合可靠电子签名的条件。可靠的电子签名是指电子签名同时符合下列条件：电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有；签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；签署后对电子签名的任何改动能够被发现；签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。
相关法律法规条文
中华人民共和国政府采购法
第四十二条 采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。
采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。
采购活动记录至少应当包括下列内容：
（一）采购项目类别、名称；
（二）采购项目预算、资金构成和合同价格；
（三）采购方式，采用公开招标以外的采购方式的，应当载明原因；
（四）邀请和选择供应商的条件及原因；
（五）评标标准及确定中标人的原因；
（六）废标的原因；
（七）采用招标以外采购方式的相应记载。
第七十六条 采购人、采购代理机构违反本法规定隐匿、销毁应当保存的采购文件或者伪造、变造采购文件的，由政府采购监督管理部门处以二万元以上十万元以下的罚款，对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
中华人民共和国政府采购法实施条例
第四十六条 政府采购法第四十二条规定的采购文件，可以用电子档案方式保存。
